وصف وظيفة : السكرتيرة أو السكرتير

يلعب الأمناء (السكرتارية أو كاتموا الأسرار !) والإداريون دورًا داعمًا وهاماً في المؤسسات والشركات والمكاتب حيث يتم توظيفهم للقيام بمجموعة متنوعة من المهام الإدارية .

وصف وظيفة : السكرتيرة أو السكرتير
وصف الوظيفة : السكرتيره أو السكرتير

ماذا يفعل السكرتير أو السكرتيرة ؟

يساعد السكرتير أو السكرتيرة في الحفاظ على عمل المؤسسة بسلاسة ، مع الاهتمام بالمهام الإدارية والتنظيمية التي تجعل المنظمة تعمل بنظام .
يمكن استخدام المسمى الوظيفي "المسؤول" و "السكرتير" بالتبادل لوصف نفس الدور 

من المهم أن تعلم أن لقب "السكرتير" قد أصبح اسمًا قديم الطراز حالياً ولقب " المساعد شخصي" أو " المساعد التنفيذي " هو الأرقى والأنسب الأن لوصف وظيفة السكرتارية

تشمل المسؤوليات النموذجية للوظيفة ما يلي:

  • الرد على المكالمات وتلقي الرسائل والتعامل مع المراسلات
  • حفظ اليوميات وترتيب المواعيد
  • طباعة التقارير وإعدادها ومقارنتها
  • الايداع
  • تنظيم وخدمة الاجتماعات (إعداد جداول الأعمال وتدوين المحاضر)
  • إدارة قواعد البيانات
  • تحديد أولويات أعباء العمل
  • تنفيذ إجراءات وأنظمة إدارية جديدة
  • الاتصال بالمنظمات  أو الشركات والعملاء ذوي الصلة
  • تنسيق البريد ومهام الدعاية المماثلة
  • تسجيل أو عمل ومراجعة الفواتير أو النفقات
  • العمل كموظف استقبال و / أو لقاء وتحية العملاء
  • التوظيف والتدريب والإشراف على صغار الموظفين.

يمكن أن يكون الدور الإداري أو السكرتاري في بعض الأحيان وسيلة لمهنة أخرى ، لا سيما في مجال الإعلام أو التسويق ؛ أي أن العديد من المهنيين في قطاعات مثل التسويق والإعلام يبدأون في دور إداري و "يشقون طريقهم". وبالمثل ، غالبًا ما يقوم طلاب وخريجو الجامعات بعمل مؤقت قصير الأجل كمسؤول أو سكرتير عبر وكالة توظيف خلال الإجازات أو بعد التخرج. يمكن أن يكون هذا النوع من الخبرة المكتبية أحد الأصول في السيرة الذاتية.

ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في التخصص في دور إداري ، يمكن أن يأتي التقدم الوظيفي من تولي المزيد من المناصب الإدارية العليا ؛ ماهية هذه بالضبط ستختلف باختلاف المنظمة. في بعض الحالات ، قد تصبح مسؤولًا كبيرًا أو قائد فريق .

في حالات أخرى ، مساعد شخصي أو تنفيذي ؛ أو مدير أو مديرة مكتب لأحد كبار المدراء أو المسئولين .

كما أنه ليس غريبًا لموظفي السكرتارية والإداريين أن يتخصصوا في العمل في مؤسسات في قطاعات معينة: على سبيل المثال ، سكرتارية الأطباء والعيادات والمستحضرات الصيدلانية أو القانون والمحاماة 

توظف مجموعة كبيرة من المنظمات والشركات عبر القطاعين العام والخاص أمناء وإداريين .

يمكن العثور على الوظائف ، ووظائف السكرتارية أو المساعد الشخصى أو المساعد التنفيذى عادةً في مواقع الوظائف ، أو مباشرةً من خلال مواقع أصحاب العمل على الويب ، ومن خلال وكالات التوظيف وفي النسخ المطبوعة والإلكترونية للصحف المحلية والوطنية.

المؤهلات والتدريب المطلوب

ليست هناك حاجة دائمًا إلى المؤهلات الأكاديمية الرسمية ، على الرغم من أن بعض أرباب العمل يطلبون منك أن تكون متعلمًا وفقًا لمعايير GCSE أو مستوى A / أعلى. قد تطلب أقلية صغيرة الحصول على درجة علمية ، وفي هذه الحالة قد تكون شهادة في اللغة الإنجليزية أو الأعمال التجارية أو تكنولوجيا المعلومات أو علم المعلومات مفيدة.

يطلب معظم أصحاب العمل من المتقدمين أن يكون لديهم خبرة في العمل المكتبي أو الإداري ؛ يمكن اكتساب الخبرة ذات الصلة من خلال التوظيف المؤقت عبر وكالات التوظيف. وهذا بدوره يمكن أن يؤدي إلى عمل دائم.

تطلب بعض المنظمات القدرة على كتابة عدد معين من الكلمات في الدقيقة أو الحصول على خبرة في التنميط الصوتي ؛ و لم يعد الاختزال مطلوبًا كمعيار. تتوفر مجموعة من الدورات التدريبية السكرتارية عبر الإنترنت أو عبر كليات التعليم الإضافي.

المهارات الأساسية ( لأمناء السر ) أو السكرتارية

  • التواصل الجيد وخدمة العملاء ومهارات بناء العلاقات
  • مهارات العمل الجماعي
  • مهارات التنظيم وإدارة الوقت
  • انتبه للتفاصيل
  • مهارات التفاوض
  • المرونة
  • اللباقة والتقدير والدبلوماسية
  • القدرة على أن تكون استباقيًا وأن تستخدم مبادرتك: لمعرفة ما يجب القيام به والقيام به
  • القدرة على استخدام حزم البرامج القياسية (مثل Microsoft Office) وتعلم الحزم المخصصة إذا لزم الأمر.

المصدر : الناشر